15/5 レポートはチームや組織で定期的に状況を共有共有するための素晴らしい方法で、スクラムのデイリースクラムでたずねる質問に触発されたものです。これは、書く時間が15分以内、読む時間が5分以内になるようになっています。

15/5レポートを毎週作成すると、1 on 1 ミーティングに活用したり、他のチームリーダーやマネジャーへの報告もしやすくなるでしょう。

組織の中で何が起きているか、全員に知らせることは難しいことです。レポートを読んだり書いたりすることに多くの時間を費やしたいと思う人はいませんが、口頭でのコミュニケーションだけでは、たいへん時間がかかりますし、情報の粒度が粗くなったりや精度が低くなるリスクがあります。

文章で伝えるほうが、何をどのように言うべきか考える時間があるため、多くの人が楽だと感じています。

週次の15/5レポートを実施するようになると、良かったこと、悪かったこと、あるいは興味深かったことなどを報告するための場が常にあるようになります。

下記のような質問を使い分けるとよいでしょう。チームが進化するにつれて、質問も進化させていきましょう。

下記の例を参考にしてどのように進むかみてみてください。例には3つの必須の質問と、あなたの考えや文脈を考慮した質問を追加してもよいでしょう。（答える側は「レポートすることはないです」などと宣言しても構いません）

例えば、毎週金曜日に15/5レポートを提出してもらうと、週末の前にレポートを消化する時間が取れため、やりやすいかしれません。あなたのチームにとってベストなタイミングとケイデンス（回転数、頻度）を選んでください。チームには「書く日」まで書くのを待つのではなく、その週を通してメモを取っておくようにおすすめしましょう。そうすれば、何を書けばよいのかわかるので楽にレポートが書けます。

もし10名以上の人があなたに報告するのだとしても、効果的にチームをサポートし、進捗やチャレンジ、機会について、あなた自身や組織が常に情報を得られるようにするには、この方法は非常に効果的です。

たとえ、ちょっとした感謝やお礼であっても、すべてのレポートに返信しましょう。なぜなら、返信のないレポートを書くのは、モチベーションが下がってしまうからです。

質問の例：

今週やり遂げたことは何ですか？あなたが最も誇りに思うこと、または、満足したものはなんですか？

この質問は、うまく言ったことをハイライトすることから始めることになります。報告者は仕事以外の成果も加えるよう、推奨されるべきです。

仕事または仕事以外で何か心配事はありますか？

これは本当に重要な質問です。1 on 1 などでこれらの心配事を特定できることがあります。もし複数の人から同じ心配事が上がってくるようであれば、大きくなりすぎる前に手を打つことができるでしょう。

体調や気分はどうですか？あなたの周りのチームメンバーの士気はどうですか？

この質問に対して正直に安全に答えられるようになるには数週間から数ヶ月かかるかもしれません。しかし、大変重要な質問です。これは、チームの文化や士気を把握するための重要な方法の一つです。

私がしていることで、もっとよい方法、これまでと違う方法、または、あなたに助けになる方法はないでしょうか？

リーダーとして重要なのは、常に一貫してフィードバックを求めることです。毎週、重要なフィードバックが得られるとは限りませんが、定期的にたずねることで、フィードバックを得るためのスペースを確保することができます。受け取ったフィードバックには、必ず前向きに反応し、行動してください。

オプショナルな質問:

あなたが直面している課題や障害はどこにありますか？

課題や障害は生産性やプロセスを改善する機会です。リーダーとしての大きな役割は、チームが何にも邪魔されることなく仕事ができるようにすることです。

職場環境やチーム、組織について、何か変えたいことはありますか？

頻繁にこの質問をすると、すばらしいアイデアが生まれることがあります。受け取った提案は必ず行動に移すようにしましょう。